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パート面接に受かるコツ!<4>応募や日程変更に役立つ電話のマナー実践編

 2017/10/11
この記事は約 14 分で読めます。 183 Views
なごみぃ
こんにちは!商品のプロモーションやイベント企画の仕事に長く携わってきたので、トレンドには敏感!(でいたい)です。「なぜなぜ?どうして?」と根掘り葉掘り知りたいタイプなので、気になった情報はトコトン掘り下げて紹介します!⇒詳しくはこちら

「パート探しはWEBの求人情報サイトから」という人が増えていますが、それ以外にもパート情報誌、フリーペーパー、新聞の折り込みチラシ、店頭告知などパート探しには様々な方法がありますよね。「自分にピッタリの応募先が見つかった!」「もう少し詳しい内容が知りたい!」そんなときには、まず先方の会社に電話で問い合わせなければなりません。

WEBサイトからエントリーした場合でも、面接日の調整や日程変更などをする際には、担当者と電話でのやりとりになるケースが出てきますよね。

さて、あなたは自信を持って担当者に電話することができますか?

「顔が見えるわけじゃないから、ちょっとぐらいヘマしても大丈夫!」その考えは、ちょっと甘いかもしれません。応募時の電話のマナーがあなたの採用を左右することだってあるんですよ。

今回の記事ではパート求人に応募する際の電話のマナーについて紹介します。

なごみぃ
こんにちは!ライターのなごみぃです。企業の採用担当を4年間勤めた筆者が、パート面接に受かるコツを紹介する「パート面接」シリーズ。今回は、「電話のマナー実践編」です。
清島 涼子
応募先に電話か…。ちょっと緊張するけど、まあ電話するだけだし面接よりは気がラクよね。
なごみぃ
甘いわね~涼子さん!面接は、応募の電話からすでに始まっているのよ!

応募の電話で合否が決まることも!

最近ではパートの応募もWEBエントリーが増えていますよね。採用担当者からすると、WEB応募は処理がラクな反面、応募者が「複数の応募先を手あたり次第押しただけの人」なのか、「真剣に選んで押してくれた人」なのかがわからないので、「面接日にちゃんと来てくれるかな?」と一抹の不安があるんです。

対して電話で応募や問い合わせをしてきてくれた人というのは、入社に関する意気込みが感じられ期待値が高まります。それだけにその電話の印象が悪かったりすると、期待値は急降下。悪い印象が強く残ってしまい、それが面接まで尾を引いてしまうものなのです。

接客業などの場合は「電話の印象が悪かったり配慮が感じられない人は、接客業には不向き。面接せずにお断りする」という採用担当者もいるほどです。面接は、応募の電話からすでに始まっていると言ってよいでしょう。

なごみぃ
私が採用担当をしていた企業では、パート求人の問い合わせや応募の電話は採用センターで一括対応していましたが、応募者の電話応対は5段階で評価され、応募データと共に面接官に共有されていました。電話での評価が低い人は、実際にお会いする前から×がつき、マイナスのスタートということになってしまいます。

清島 涼子
「 たかが電話…」って侮れないってことね。

基本的な電話のマナー

電話は顔が見えないコミュニケーション。それだけに対面で話す以上に相手に対する配慮が必要です。まずは電話のマナーの基本からおさらいしましょう。

明るい声ではっきりと話す

電話は声がこもって聞こえがちです。いつもより少し高いトーンで、はっきりゆっくり話すように心がけましょう。背筋を伸ばし笑顔で話すと声が明るくなりますよ。

用件を整理しておく

電話の途中で「えっ~と何だっけ?」と口ごもってしまうことがないように、伝えたい用件、質問事項などは事前に整理しておきましょう。確認事項はメモを見ながらチェックしていくのがおススメです。

かける前の準備物

面接の日時や持参物などの指示を忘れないよう、必ずメモ用紙とペンを用意し、メモを取りながら話を聞きましょう。特に応募の電話の際には、応募先の募集要項、面接日調整のためのカレンダーやスケジュール帳なども手元に準備しておきます。

かける時間帯にも配慮を

電話をかける時間帯にも配慮が必要です。募集要項に記載されている受付時間内にかけるのはもちろんですが、飲食店やスーパーなどの場合は、店舗が忙しい時間帯を避けて連絡するのがマナーです。下記に業種別のおススメの時間帯を紹介しておきますので、ぜひ参考にしてください。

<一般企業>
朝イチはミーティング、夕方は終業前で慌ただしくしてる人が多いです。ランチタイムも不在のケースが多いため、その時間帯の電話は避けましょう。かけるタイミングは10時~11時30分、14時~17時ぐらいがおススメです。

<飲食店・カフェ>
ランチタイムである11時30分~14時、ディナータイムになる18時以降は店舗は非常に忙しい時間帯です。カフェの場合、15時~16時も来店客が多くなります。午前11時ぐらいまでが比較的余裕を持って対応してもらえます。

 <スーパー・コンビニ>
スーパーの場合、開店前の朝の時間は準備で忙しく、11時~13時、16時~18時は来店客が増える時間帯です。コンビニもほぼ同様で、朝は出勤途中の来店客、11時~13時はランチ購入客、17時以降は帰宅途中の買い物客が増える時間です。電話をするなら、10時~11時、14時~16時ぐらいの時間がおススメです。  

静かで電波の状況の良い場所でかける

横でTVがガンガンなっている、屋外で電波状況が悪く、声がブツブツ切れてしまう…。こんな状況ではどんなに言葉遣いに気をつけていたとしても、イメージはマイナスです。相手の声が聞きとりやすい静かな場所を選び、携帯電話の場合は、電波状況や充電状況を確認して電話をかけるようにしましょう。

清島 涼子
ココに勤めたい!って勢いだけで電話をかけたらダメなのね。
なごみぃ
事前にしっかり準備しておけば、何を聞かれても慌てずに対応できるはずよ。

応募電話のかけ方

ここからは電話のマナー実践編です。実際のステップに沿って電話のかけ方を解説していきます。

ステップ1:自分を名乗り、取次を依頼する

応募先「お電話ありがとうございます。●●(応募先名称)でございます。」

あなた「お忙しいところ恐れ入ります。求人情報〇〇(サイト名や求人誌名)を見てお電話しております〇〇(名前)と申します。パートの応募についてお伺いしたいのですが、ご担当の〇〇様はいらっしゃいますか?(お手すきでしょうか?)」

■必ず自分から名乗る

いきなり「パートの件なんですけど…」と話始めたり、「まだ応募すると決めたわけじゃないけど、質問だけしたいから」と言って名前を名乗らない人がいますが、誰だかわからない人に詳しい話はできません。相手に聞かれる前に自分の名前を名乗りましょう。

■情報元(求人媒体)を伝える

どの求人媒体を見て応募したのか?は、採用担当者が知りたい情報の一つです。1社で複数の職種の募集をかけている場合もあるので、どの媒体を見て、どの職種に応募したいのかをきちんと伝えます。

■担当者への取次を依頼する

電話に出た人が採用担当とは限りません。募集要項で担当者のお名前を確認しておきましょう。担当者名の記載がない場合には、「採用担当者様」や「ご担当者様」でも大丈夫です。

ステップ2:用件を話す

担当者「はい、私が担当の××です。」

あなた求人情報〇〇を見てお電話いたしました。こちらのパートはまだ募集していらっしゃいますか?」

担当者「はい、募集しております。面接のご希望ですか?」

あなた「はい、ぜひ応募させていただきたいと思いお電話いたしました。」

担当者「ありがとうございます。面接日は〇月〇日の〇時からでいかがでしょう?」

あなたありがとうございます。〇月〇日の〇時ですね。大丈夫です。」

 ■電話が担当者に取り次がれた場合

最初に電話に出た人から担当者に取り次がれた場合は、担当者が電話口に出たときに再度名乗ります。

「お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇と申します。求人情報〇〇を見てお電話しました。」 

■質問がある場合

募集内容で確認したいことがある場合は、「お時間よろしいでしょうか?」という相手の時間を配慮する言葉を添えて確認します。

「パート募集の件でお聞きしたいことがあるのですが、今、お時間よろしいでしょうか?」

「確認したいことが3点ございます。1つ目は…」

質問が複数ある場合は、「あと~」「えっと、それから~」とダラダラ話を続けずに、最初に「3つあります」というように予め相手に伝えておきましょう。

募集要項を見ればわかるような質問をしてしまうと「読解力がない人」と思われてしまいます。募集要項の内容はしっかりチェックしておきましょう。分かりにくい表現で記載されている場合は、「確認ですが」というニュアンスで質問しましょう。

「募集要項に記載されている〇〇とは、××ということでよろしいのでしょうか?」

 面接日の調整のため、スケジュールが分かるものを用意しておく

面接日は、担当者から指定される場合と、「いつがいいですか?」と聞かれる場合があると思います。予め自分の予定がわかるものを手元に用意しておきましょう。担当者が指定した日時が都合が悪ければ、正直に言って構いません。但し、「この日のこの時間しかダメ」と限定してしまうのではなく、候補日は複数用意しておきましょう。

ステップ3:復唱・確認

担当者「では、〇月〇日の〇時に弊社までお越しください。受付でお待ちしています。」

あなた「面接日は、〇月〇日、〇時からで御社の受付にお伺いするんですね。承知いたしました。持ち物は何かございますか?」

担当者「写真を添付した履歴書と、筆記用具をお願いします。」

あなた履歴書と筆記用具ですね。かしこまりました。

■重要なことは復唱確認する

面接日、持ち物など重要なことは必ず復唱・確認します。また、面接当日は、どこに誰を尋ねればよいのか必ず確認しておきましょう。

「当日は、お店に直接伺えばよろしいでしょうか?」

「どなたをお尋ねすればよろしいでしょうか?」

なごみぃ
最近よく使われる言葉に「了解しました」というのがありますが、これは目上の人に使うのはNGです。「承知いたしました」「かしこまりました」と言うようにしましょう。

ステップ4:締めくくりの挨拶

担当者「では、よろしくお願いします。」

あなた「お忙しいところ、お時間いただきましてありがとうございました。では、当日よろしくお願いいたします。」

担当者「お待ちしております。」

あなた「失礼いたします。」

 

<折り返しかけ直すとき>

あなた「では確認の上、改めてご連絡いたします。お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」

■お礼を言って締めくくる

最後に、時間を割いてもらったお礼の言葉を述べて締めくくります。電話の場合、相手の時間を配慮する言葉は忘れないようにしましょう。

■相手が切ってから切る

話が終わったからと言って気を抜いて、ガチャンと電話を切ってはいけません。電話は目上の人が切ったのを確認してから切るのがマナーです。担当者が電話を切るのを待って受話器を置くようにしましょう。

但し、相手先が店舗などの場合、応募者も顧客の一人であることから先に電話を切ってくれない場合もあります。一呼吸待っても相手が切らない場合は、こちらから切っても構いません。その場合は、ガチャンと音がしないように静かに受話器を置くようにしましょう。

なごみぃ
ビジネスマナーでは「かけた方が先に切る」というルールがあります。自分がかけた電話なら、意地になって待たなくても大丈夫ですよ。

こんな時には?

■担当者が不在のとき

簡単に用件を伝え、担当者と連絡がつく時間を確認します。応募電話は、折り返しは依頼せず自分からかけ直すのがマナーです。

「かしこまりました。また改めさせて頂きます。〇〇様は何時頃にお戻りになりますか?」

 

 ■忙しいのでかけ直して欲しいと言われたとき

店舗などの場合、担当者が忙しくて話ができない場合もあります。その場合は、お詫びをしてかけ直すタイミングを確認しましょう。

「お忙しいところ失礼いたしました。また改めますが、何時頃がご都合よろしいでしょうか?」

 

■留守番電話だった場合

店舗の場合、休業日・時間帯などによって留守番電話になってしまうこともあります。その場合は、留守番電話に簡単なメッセージを残しておきましょう。

「パート求人の件でお電話しました〇〇と申します。また改めてお電話いたします。失礼いたします」
清島 涼子
何だか会社勤めをしていた頃のことを思い出してきたわ。あの頃は普通にビジネス電話をかけていたんだから大丈夫よね。
なごみぃ
そうそう、その調子!

日程変更の電話のかけ方

せっかく面接の日が決まったのに、急に都合が悪くなってしまうこともありますよね。「日程変更をお願いしたら印象が悪くなってしまうのではないか?」心配で電話がかけずらいという人もいるでしょう。確かにマイナスポイントではありますが、対応次第でピンチがチャンスに代わることもあります。

 できるだけ早く連絡する

採用担当者は、忙しい中あなたの面接のために時間を割いているのですから、当日や時間ギリギリになっての変更は不愉快に感じる担当者が多いはずです。ただ、多少の日程変更は折り込み済みでもあるので、「面接に行けない」ということがわかったら、できるだけ早く連絡しましょう。

なごみぃ
多少の変更は折り込み済みととは言え、度重なる変更はいい加減な人と思われ”面接お断り”となってしまう可能性が高いです。変更できるのは1度きりと思ったほうがいいでしょう。

理由を伝えてお詫びする

「なぜ面接に行けなくなったのか?」日程変更の理由を正直に伝えてお詫びをします。差支えがあるならば「急な用事が出来まして…」と内容を濁しても構いませんが、真摯にお詫びの気持ちを伝えます。また、「変更してください」ではなく「変更していただけますか?」と疑問形で伝えましょう。

あなた大変申し訳ございません。〇日にどうしても外せない用件ができてしまったのですが、面接の日程を変更していただくことはできますでしょうか?」

担当者「変更ですか?う~ん、では〇日の〇時か、△日の△時ではいかがですか?」

あなたありがとうございます。△日の△時に変更して頂けると助かります。」

担当者「わかりました。△日に変更しておきますね。」

あなたご面倒をおかけして大変申し訳ございませんでした。では△日△時に必ずお伺いいたします。どうぞよろしくお願いいたします。」

このように、迷惑をかけたお詫びと変更していただいたお礼をきちんと伝えるようにしましょう。

さらに面接当日にも「先日は日程変更にご対応いただき、ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えるようにすれば完璧です。

清島 涼子
「子どもが熱を出した」とか「身内の不幸」だったら変更も仕方ないわよね

なごみぃ
事実ならね。面接官は嘘に敏感だからヘタな嘘をつかないほうがいいと思うわ。それに子どもをダシにすると「仕事も簡単に休みそう」って思われるからマイナスイメージに繋がっちゃうわね。

当日の ドタキャンや無断欠席はかなり印象が悪くなります。求人については応募した時点からデータ化している企業も多いですから、こういう過去の経歴は担当者が変わっても受け継がれます。

「ほとぼりが冷めた頃に再応募しよう」なんて思っても無駄ですよ。軽はずみに応募したり、適当に面接日を決めてしまうようなことは、絶対にやめましょう。

電話応対で印象アップ!

いかがですか?事前にしっかり準備を整え、きちんと応対すれば応募の電話は印象アップの大チャンスです!心配な人は自分が伝えたいこと、確認したいことを声に出して練習してみてください。本番もきっとうまくいくと思いますよ。

さて、「パート面接に受かるコツシリーズ」次回は、履歴書の書き方です。履歴書を書く際の基本的なルールや志望動機、自己PRの効果的な書き方などを解説します。面接の日程が決まったら、ぜひこちらの記事「パート面接に受かるコツ!<5>履歴書の書き方次第で印象アップ」を参考にしてください。

また、その他の面接準備や当日のマナーについてはこちらの記事「パート面接に受かるコツ<1>!面接官が教える「受かる人」のマナーと服装」を参考にしてくださいね!

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