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パートの面接・採用を辞退したい!角が立たない大人の断り方とは

 2017/10/28
この記事は約 11 分で読めます。 139 Views
なごみぃ
こんにちは!商品のプロモーションやイベント企画の仕事に長く携わってきたので、トレンドには敏感!(でいたい)です。「なぜなぜ?どうして?」と根掘り葉掘り知りたいタイプなので、気になった情報はトコトン掘り下げて紹介します!⇒詳しくはこちら

パートで働きたい!と求人に応募してみたけれど、
面接を受けたら思っていた仕事内容とちょっと違う
会社の雰囲気が自分には合わない気がする…
ダメ元で複数の会社の面接を受けたら、採用が決まった後に本命の会社から採用通知が来た!
などなど、パートに応募したものの「面接をキャンセルしたい」「採用を辞退したい」と思うこともありますよね。

一度内定を受けた会社にお断りの連絡を入れるのは、誰でもちょっと気が重いものです。ましてやそれが近所のよく行くお店だったりすると「後々面倒なことになったらどうしよう」と、連絡を躊躇してしまうこともあるでしょう。
今回の記事では、「パート面接・採用を辞退する際の断り方」について解説します。

なごみぃ
こんにちは!ライターのなごみぃです。企業の採用担当を4年間勤めた筆者が、パート面接に受かるコツを紹介する「パート面接」シリーズ。最終回は「採用内定の断り方」です。
清島 涼子
やる気満々だったのに、状況が変わっちゃうこともあるわよね。私なんて近所のスーパーだからな~。辞退が原因でお店に行きにくくなっちゃうと困るわ…。
なごみぃ
採用担当者にとって 辞退者が出るのは想定内のことだけど、場合によっては「大迷惑!」と怒り心頭になることもあるわね。そうならないための断り方を伝授するわ!

面接・採用を辞退したいと思ったら

家庭の事情、勤務形態が要望にあっていない、会社の雰囲気があまりよくないなど、様々な事情により面接・採用を辞退したいと思うことってありますよね。

「せっかく採用してもらったのだから…」と、無理や我慢をして勤務を始めても、ストレスがたまるだけで会社にとっても自分にとっても良いことはありません。
正当な理由があっての採用辞退は、やむを得ないことでしょう。問題は「断り方」です。

すぐに連絡する

話しにくいから…と言って、ずるずると連絡を先延ばしにしてはいけません。「辞退したい」と思ったら、できるだけ早く連絡をしましょう。

採用する側は、あなたの採用を見込んで求人募集を締めきったり、入社に向けて研修やシフトの準備などを進めているはずです。連絡が遅くなればなれるほど方向修正の手間が大きくなり、先方に迷惑をかけてしまうことになります。

また、「合否の連絡がくる前に辞退連絡するのは恥ずかしい」という人がいますが、そんなことはありません。採用側としては、採用決定前に連絡をもらえれば、次点の繰り上げもスムーズに行えるため、結果を出す前に連絡をもらえるのはむしろありがたいことなのです。

面接をキャンセルするときも同様です。辞退を決めたらすぐに連絡をするようにしましょう。

なごみぃ
それまで何の連絡もなく「入社予定日にバックレ」っていうのが、一番担当者泣かせです。予定していた研修やシフトが全部狂っちゃって、既存のパートさんにも迷惑をかけることになってしまいます。

実際、再募集をかけることになれば、求人広告費は倍!ということになるため、ギリギリになって採用予定者に辞退されると、時間だけでなく金銭的な損失を被ることもあるわけです。「パートだから」と軽く考えるのは禁物ですね。

電話するべき?メールでもよい?

「電話するのはちょっと気まずい」と思うかもしれませんが、お断りの連絡は採用担当者に直接電話で伝えるのがビジネスマナーです。

「メールでしかやりとしたことがない」「電話をかけても不在のことが多い」というような場合は、メールで連絡しても構いませんが、メールの場合「相手が開封していない」ということも考えられます。お詫びの気持ちをきちんと確実に相手に伝えるためにはやはりメールより電話のほうがベストです。

清島 涼子
近所のお店なら、尚さら礼を尽くしておかないといけないわね。

担当者が忙しくない時間帯を見計らって、静かな場所から電話をかけましょう。先方に電話をかけるときのマナーについては、こちらの記事を参考にしてくださいね。
「パート面接に受かるコツ!<4>応募や日程変更に役立つ電話のマナー実践編」

角が立たない大人の断り方とは

前述した通り、面接や採用を辞退することは、担当者の時間損失、広告費などの金銭的損失、入社準備の二度手間など、先方に様々なリスクを負わせているということです。誠意をもってお詫びをし、丁寧にお断りの意志を伝えるようにしましょう。

お断りの基本形

面接前・後、入社日までの日数などによって、お断りの言葉は変わってきますが、基本形は以下の通りです。

1.お礼+2.辞退の意志表示(理由)+3.お詫びと感謝

1.お礼
まずは、「先日は、面接をして頂きありがとうございました」や「採用を決定していただきありがとうございました」など、面接をして頂いたことや採用決定を頂いたことに対するお礼を述べます。

2.辞退の意思表示
「誠に申し訳ございませんが」というようなクッション言葉を添えて、辞退したい旨を伝えます

ここでは言葉を濁したりせず、「辞退」ということをはっきり伝えるのがポイントです。理由を詳しく説明する必要はなく、「一身上の都合」「事情があって」程度の言葉でOKです。

くどくどと長話されることを「迷惑」と感じる担当者もいますし、自分を正当化するような言い訳に終始してしまうことは相手に不快感を与えるばかりです。辞退の意思表示は簡潔な言葉でまとめましょう

3.お詫びと感謝
最後は「大変申し訳ございませんでした」というお詫びの言葉と、「ありがとうございました」という感謝の言葉で締めくくります。

お断りの例文

■面接前

先日は面接日をご連絡頂きありがとうございました。(お礼)

せっかくお時間を調整してして頂いたのに申し訳ございませんが、(クッション言葉)

事情が変わりましたので、今回は面接を辞退させて頂きたくお電話をいたしました。(理由と辞退の意志表示)

せっかく面接の機会を頂いたのに申し訳ございませんでした。(お詫び)

状況が整いましたら、ぜひまた応募させて頂きたいと思います。(次に繋がるフォロー)

お忙しいところ、お時間を頂きありがとうございました。失礼いたします。(締めくくりの挨拶)

単に面接日がNGということではなく、「応募そのものを辞退したい」という意志がきちんと伝わるように話しましょう。「今回はダメだけど、今後機会があれば勤めたい」という意志があるのなら、次に繋がるようなフォローの言葉を入れておくと、再応募がしやすくなります。

■面接後・合否連絡前

先日は面接の機会を頂きありがとうございました。(お礼)

まだ結果は頂いておりませんが、今回は応募を辞退させて頂きたいと思いご連絡いたしました。(辞退の意思表示)

せっかくお時間を頂いたのに、このようなご連絡になって申し訳ございませんでした。(お詫び)

お忙しいところ、お時間を頂きありがとうございました。失礼いたします。(締めくくりの挨拶)

■面接後・採用内定後

先日は採用決定を頂きありがとうございました。(お礼)

申し上げにくいのですが、(クッション言葉)

色々考えた結果、今回は採用を辞退させて頂きたいと思いご連絡いたしました。(辞退の意思表示)

せっかくチャンスを頂いたのにこのようなご連絡になってしまい、大変申し訳ございません。(以下お詫び)

本来お詫びに伺わなければいけないところですが、取り急ぎお電話にてご連絡いたしました。

ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご了承くださいますようお願いしたします。

お忙しいところ、お時間を頂きありがとうございました。失礼いたします。(締めくくりの挨拶)

合否連絡の前であれば、文例程度の簡潔な言葉で問題ありません。採用を決定した後であれば、お詫びの言葉がより丁寧なものになるよう心がけましょう。

「せっかくチャンスを頂いたのに…」「ありがとうございました」など、採用に関する感謝の気持ちが伝わる表現で締めくくれば先方の不快感も和らぎます

辞退の理由を尋ねられたときには

採用担当者は、応募者への期待が大きければ大きいほど辞退理由が気になるものです。また、辞退者が多く採用がうまくいっていない職場では、原因分析のために辞退理由をデータ化している場合もあります。「一身上の都合で…」と、理由をぼかして辞退を告げると「なぜ?」と突っ込んで尋ねられるかもしれません。

ここで、本音をありのままに話してしまったり、その場しのぎの嘘をついてしまうと、先方に不快感を与えたり、後で困った状況に追い込まれてしまうことがあるので要注意!地雷になりやすい辞退理由を紹介しましょう。

■他の仕事が決まってしまった

他社とかけもちしている可能性は、採用担当者も折り込み済み。面接前や合否連絡前であれば、この理由で問題ありません。ただし、採用内定後はNG!「うちの決定のほうが先でしょ?」と、担当者を不快にさせてしまうので注意しましょう。

■勤務形態・業務内容が自分の要望と合わない

「応募要項に書かれていた内容と、実際に面接で聞いた内容が違っていた」という場合は、この理由でもOKです。でも、「自分が勘違いしていた」「勝手な解釈をしていた」という場合には、この理由はNGです。「募集要項の書き方が悪かった?」「説明の仕方に問題があった?」など、先方が責められているような気持ちになってしまいます。

■給与面で不満がある

給与に関する理由も同様です。「時給〇〇円~」という記載があったのに、実際には昇給の見込みがないとか、部署によって時給が違い、自分の配属予定の部署では想定より安くなってしまうなどの場合は、正直に伝えても問題ないでしょう。

なごみぃ
シフトや勤務時間、配属、給与などが辞退理由の場合は、正直に伝えれば希望通りに融通してもらえる可能性があるので、 言ってみる価値あり!です。逆に、絶対勤務したくないのに、勤務条件を理由して断ってしまうと、先方が融通してくれたときに断れなくなってしまいます。注意してくださいね。

■職場の雰囲気が自分に合わない

面接に行ったら、「想像以上に厳しそうな職場だった」「面接官が意地悪そうだった」など、職場の雰囲気や働いている人と、相性が合わないと感じることはありますよね。だからと言ってこれを正直に話してしまうと、先方は「自分の職場が否定された」と感じてしまいます。職場の雰囲気や働く人を理由にするのは止めましょう

■家族の看護・介護をしなければいけない

最近増えている辞退理由の一つが家族の看護や介護です。「親が倒れて…」「祖母の介護が必要で…」などを理由にすると、担当者は「ああ、またか」という気分になります。例えそれが事実であっても「どうせ、体のいい嘘でしょ」と勘繰ってしまうので、この理由は使わないほうがいいでしょう。

辞退の理由は、言わずに済むなら言わないほうが無難です。

「あくまでも個人的な理由で、御社の責任ではありません。大変申し訳ございませんが、これ以上はご勘弁ください」

このように、理由を明言しなくても、謝罪を繰り返していれば「辞退の意志が強い」ということが先方に伝わるはずです。

清島 涼子
怒られたらどうしよう…ってドキドキしちゃうわ。
なごみぃ
応募者に電話で怒鳴ったりすることはないと思うけど、色々準備を進めていた側からすると、嫌味の一つや二つ言いたくもなる気持ちもわかるわ。多少の覚悟は必要かもね。

辞退の連絡は素早く簡潔に!

「辞退したい」と思ったら、先延ばしにせずにすぐに連絡をしましょう。それが先方に対する最低限のマナーです。また、「辞退の話」は、話す方も受ける方も、あまり気持ちがよいものではありません。ダラダラと長話をせずに簡潔に話すことを心掛けましょう。

短い言葉でも感謝や謝罪の気持ちをきちんと伝えることができれば、ビジネスライクに事を納めることができるはずです。「どうせもう会わないから…」と投げやりになったり、必要以上に罪悪感を感じて怯えたりせず、サクッと連絡して終わらせてしまうのが賢い大人のやり方です。

上手な断り方については、こちらの記事も参考にしてください。
「上手な断り方★上司・友だち・ママ友に角を立てずにNOと言う方法」

これから面接を受ける方はこちらの記事を参考にしてください!
「パート面接に受かるコツ!面接官が教える「受かる人」のマナーと服装」

 

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