仕事を効率化して時間を作る方法★あと1時間あれば…を解決するコツ
いつも「忙しい」を言い訳にしているあなた！やらなきゃいけないことをついつい後回しにしてドツボにハマっていませんか？
「1日が30時間あればいいのに…」というあなた！そんなに働いてばかりいたら、自分の時間がなくなってストレスMAXになっちゃいませんか？
フランスの作家ラ・ブリュイエールの名言に「時間の使い方の最も下手なものが、まずその短さについて苦情を言う」という言葉があります。そして、かのゲーテも「うまく使えば、時間はいつも十分にある」と言っています。
時間は「与えられるもの」ではなく「つくるもの」。今回はタイムマネジメントの達人たちから伝授された、仕事を効率化して時間を節約する方法とゆとり時間を生み出すコツを紹介します。
仕事を効率化して時間を節約
身の回りを 整理・整頓して集中力を高めよう！
「集中しなきゃと思えば思うほど気が散ってしまう」という人は、まずは自分の身の回りを整理整頓することからスタートしましょう。脳は新しい情報に優先的に反応するという性質があります。だから周囲が散らかっていていると、ついそちらに目が行って気が散ってしまうものなんですね。
仕事に必要ないものは机の中にしまい、書類は分類してファイリングしましょう。PCの画面も、ブラウザやメールの画面が開いたままだと、新しく届いたメールを見て思考が中断したり、ネットニュースが気になったりしちゃいますよね。
メールチェックは時間を決めて行なえばよいことなので、本当に集中しなければいけない時には、PCの画面も必要最低限のものだけを開くようにしましょう。
また、デスク周りを整理整頓することは、探し物の時間をなくすという点でも効率化が図れます。1つのタスクを行うときに、必要な書類を準備するのに3分かかるとしたら、10のタスクを完了するためには、探し物に30分の時間を取られることになってしまいます。
これは本当に時間のムダ。30分あれば別の仕事が1本こなせるはずですね。
やるべきタスクを一旦書き出してみる
よく言うToDoリストというヤツです。頭の中がゴチャゴチャしているときは、一旦やるべきことを全部書き出してみましょう。ですが、リスト作りに時間をかけるのは、時間のムダの最たるものです。
体裁にはこだわる必要はないので、メモ帳や付箋などにササッと書き出してみましょう。やることが明確になると、それだけでも頭の中がスッキリするものです。
書き出したら、次はやるべきことの優先順位を考えます。優先順位は重要度と緊急度（納期）で決定します。
- 緊急で重要なもの
- 重要じゃないけど緊急なもの
- 緊急じゃないけど重要なもの
- 緊急でも重要でもないもの
誰かと一緒に一つの業務を行っている場合などは当てはまらないこともありますが、基本的にはこの順番で優先順位をつけていきます。
ToDoリストをスケジュールに落とし込む
仕事には必ず「いつまでに」という納期があるものです。仮に上司や顧客から特に指示がなかったとしても、「自分が提出した後、その仕事はどう続くのか」という先を見越して、自分なりの納期を設定しておきましょう。
納期が決まったら、そこから逆算しながら具体的にやるべきことを考え、スケジュールに落としていきます。スタートから順にスケジュールを立ててしまうと、後になって時間がなくなってしまうことが多いので、「ここまでには絶対に終わらせたい」というデッドラインから遡って決めるのがポイントです。
決めたスケジュールは必ず自分のスケジュール表やカレンダーに書き込んでおくようにしましょう。
重い仕事・漠然とした内容の仕事は、細分化してやることを明確化する
例えば「顧客にプレゼンするための営業資料を作成する」というようなタスクの場合、いきなりパワポを開いてもアイディアが浮かんでくるわけではありませんよね。このようにちょっと重たい仕事や「営業目標を達成する」など漠然とした内容の仕事は、実行できるタスクに細分化してみましょう。
例えば、営業資料を作るなら、
・過去の提案資料を読む
・顧客の現在の状況を洗い出す
・問題点を抽出する
・自社の製品メリットを書き出す
などです。最初は手が付けやすい簡単な作業にしておくことがポイントです。スタートダッシュができれば、その先に進みやすくなりますよね。
苦手な仕事は後回しでもOK！簡単なものから手早く片づける
苦手なものを先に片づけて、すっきりした気持ちで他の仕事に取り掛かるというのも1つの方法ですが、苦手な仕事をしていると、つい気持ちがダラけてしまうことってありますよね。
思いのほか時間がかかってしまって、「その後の仕事が予定時間内に終わらなかった…」なんてことになりがちです。そんな仕事の渋滞を繰り返していると、緊急度も重要度も低かったはずの仕事が、いつの間にか緊急度の高い仕事になってしまったりすることがあります。
だったら、メールや電話など、すぐに終わる仕事や得意な仕事を先に終わらせて、タスクを減らしてしまいましょう。そうすれば気持ちにも時間にもゆとりができるはずです。
マニュアル化・パターン化して考える時間を極力減らす
効率化とは単に仕事のスピードアップをすることではありません。速さだけに注力してしまうと、仕事が雑になったり、ミスが生じて二度手間になったりするものです。一番簡単な効率化は、考える時間を極力減らして手を動かすだけの作業にしてしまうことです。
例えば、メールを出すという作業も、毎回相手に合わせて一から考えて打つのではなく、お礼・アポイントなど頻繁に使うものはテンプレ化してメーラーに登録しておけば、穴埋めするだけですぐに送信することができますよね。
報告書や提案書なども同様です。過去の資料をきちんと分類して雛形として保存しておけば、簡単に新規の文書作成に流用することが出来るし、それがノウハウの蓄積にも繋がります。
考えなくても出来る仕事が増えれば、それだけで処理スピードは大幅にアップするはずです。
一人で抱え込まずに人に任せる
今抱えている仕事の一部を誰かに任せてしまえば、単純にあなたの仕事を減らすことができます。
「この仕事は自分にしかできない」「他の人に任せると結局二度手間になってしまう」と言う人が多いのもわかります。でも、全部はムリでも「エクセルの表を作るだけ」とか「資料をピックアップするだけ」など、作業レベルで見れば任せられる部分もあるはずですよね。なんでもかんでも自分で抱え込まずに、思い切って同僚や部下にお願いしてみましょう。
ただし、他の人にお願いしたときには、任せっぱなしにせずに、適宜進捗を確認するのが二度手間を防ぐポイントです。また、普段から職場の人とコミュニケーションを図り、困ったときにお願いできるような信頼関係を築いておくことも大切ですね。
ゆとり時間を生み出す５つのコツ
午前中の使い方で残業を減らせる？
「仕事が終わらない」と言って、夜遅くまで残業している人がいますが、夜になれば誰でも1日の疲れが出て、生産性が低下してしまいます。
また、同じように残業している同僚とついムダ話をしてしまったり、顧客から急なトラブルの連絡が入って、担当じゃないのに対応しなければならなくなることもあるでしょう。夜は意外と集中できないことが多いものです。
1時間残業するつもりなら、30分ほど早く出社して朝のうちに仕事を進めるようにするのがおススメです。朝は頭がクリアな状態ですから、仕事をサクサク進めることができますし、電話などで作業を中断することも少ないはずですよね。
早朝出社はラッシュ時間を避けることにもなるので、満員電車の不快感もなく、通勤時間も有効的に活用することができます。
時間管理は厳密に！
仕事を始める前に「この仕事はどのぐらいで終わらせられるのか」という時間の目安をつけるクセをつけましょう。常に時間を意識することで、ダラダラせずに集中力を増すことができるようになります。
また、会議やアポイントの時間を守るというのも大切な時間管理です。あなたが会議に10分遅刻するということは、他の参加者の時間を10分ムダにしたことになるのです。時間泥棒にならないように要注意！ですね。
スキマ時間を有効活用
「予定より少し早く仕事が終わった」「次の会議まであと15分ぐらい時間が空いてしまった」ということってありますよね。こういう「スキマ時間」を単なるブレイクタイムで終わらせてしまってはもったいないですよね。
「この時間で何ができるかな？」なんて、そのときになって考えはじめても、考えているうちに時間は過ぎてしまいます。タスクを書き出したときに、10分～15分でできることをピックアップしておきましょう。
予め準備しておけば、スキマ時間にサッと仕事にとりかかることができますよね。10分～15分というスキマ時間をムダにしないことが、まとまった時間を生み出すコツの1つです。
明日でいいことは明日やる
「明日やればいい」こう言うと、嫌なことを先延ばしにしているように聞こえるかもしれませんが、そうではありません。「周囲の人が残業しているから帰りにくい…」という理由だけで「連れ残業・付き合い残業」していませんか？まずこれはきっぱり止めましょう。
前述したとおり、そもそも一般的に残業は非常に生産性が低い時間帯に行うことが多いです。やる気がないのに付き合い残業しても、良い結果がでるわけがないのです。「翌日に見直してみたら、ミスが多くてやり直しになった」と、二度手間になってしまうことも多々あります。
また、上司の意見や会議の結果などに左右されるような仕事の場合は、戦略的に考えて翌日に回したほうが良いこともあるでしょう。「今日は時間があるから」「周りが残業しているから」という理由だけで仕事を続けるのは時間のムダです。
「煮詰まってきて良いアイディアが浮かばない！」なんてときも同様です。一晩寝れば新しいアイディアを思いつくこともあるでしょう。今日は早く帰る日、明日は頑張る日と、仕事にメリハリをつけることがストレス解消にも繋がります。
タイムマネジメントアプリを活用！
タイムマネジメントを意識して行動していても、最初だけで長続きしなかったり、自分の行動のどこに問題があるのかよくわからない…という人もいますよね。そんなときには、タイムマネジメントアプリを使って自分の時間の使い方を可視化してみましょう。
「a TimeLogger」は、毎日の行動を記録するためのアプリです。作業の開始と終わりを入力するだけというシンプルなものですが、日・週・月ごとに統計・分析をしてくれ、何にどのぐらい時間を使ったのかをグラフで表示してくれるので、問題点が一目瞭然です。
ユーザーレビューを見ても
- イチイチ項目を書かなくてもワンタッチで開始できるので本当に便利。
- 項目を自由に増やせるところがいい。
- この類のアプリの中では一番使いやすい。
- タスクごとの時間の管理が視覚的によくわかる。
など、かなりの高評価。iphone版、Android版の両方があるので、「時間のコントロールがうまくできない」という人は、ぜひ試してみてください。
できるビジネスマンは時間のコントロールも上手！
いかがでしたか？仕事を効率化してムダな時間をなくせば、1時間や2時間は簡単に創り出せそうな気がしませんか？
「Time is money（時は金なり）」という言葉がありますが、「時間」というものの価値をきちんと認識しているだけでも、その使い方は変わってくるはずです。時間に追われるのでなく、時間をコントロールできるビジネスマンになりましょうね！
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